Com a videoconferência online, fazer reuniões diárias se torna muito mais prático e barato. Descubra como utilizar essa tecnologia na sua empresa para economizar tempo e dinheiro!

A busca por soluções inteligentes para reduzir custos e aumentar a produtividade são preocupações constantes no mundo corporativo. Neste sentido, é importante que líderes e gestores estejam sempre atentos e invistam em novas tecnologias e ferramentas que auxiliem na otimização da rotina de trabalho de suas equipes, como a videoconferência.

O que é videoconferência?

Videoconferência é uma ferramenta de comunicação que, como o próprio nome indica, permite que duas ou mais pessoas realizem uma reunião em tempo real por meio de uma conferência por vídeo.

Ou seja, através de câmeras e microfones conectados à internet, pessoas que estão em ambientes físicos distintos podem interagir e trocar informações de modo prático, sem necessidade de deslocamentos, reduzindo assim custos e otimizando agendas.

Quais as vantagens da videoconferência?

Imagine, por exemplo, uma empresa que tem duas ou mais sedes em cidades distintas ou que presta serviços a clientes de outras localidades. Com a videoconferência, os colaboradores dessa empresa podem realizar reuniões de rotina para alinhamentos internos ou externos via computadores, tablets ou celular de qualquer lugar que ofereça conexão à internet.

Sem a necessidade de deslocamento, economiza-se, assim, tempo e dinheiro, além de outras vantagens. Confira:

1 – Otimização de tempo

Reuniões são atividades essenciais para qualquer empresa. No entanto, é muito comum que elas ocupem boa parte da rotina de trabalho dos colaboradores e gestores, prejudicando assim a produtividade da equipe. Além disso, há sempre o risco de atrasos, o que pode afetar a qualidade do relacionamento com clientes e fornecedores.

Ao utilizar a videoconferência, não há a necessidade de deslocamentos, o que garante agilidade e pontualidade na realização de reuniões. Outra vantagem é que, em um mundo empresarial que exige cada vez mais velocidade, a videoconferência permite muito mais agilidade, otimizando, por exemplo, a tomada de decisões e a resolução de problemas que poderiam prejudicar negociações ou processos de produção.

2 – Redução de custos e aumento do bem estar dos colaboradores

De acordo com dados do Ibope, o brasileiro gasta, em média, 2 horas por dia em deslocamentos em função do trabalho. Em São Paulo, por exemplo, os moradores perdem, em média, 45 dias por ano no trânsito, segundo o instituto.

Com as soluções de videoconferência para empresas, os gastos com viagens reduzem significantemente. Além disso, as soluções oferecem ótimo custo-benefício, uma vez que o investimento em novas aplicações é bastante simples, têm custo reduzido e podem ser adaptados de acordo com as necessidades de cada organização.

Já para os colaboradores, o principal benefício é que não precisam gastar tempo e energia se movendo de um local para o outro, o que garante muito mais tranquilidade e bem estar na rotina de trabalho.

3 – Comunicação mais eficiente

Reunir todos os colaboradores de uma empresa para informar sobre possíveis mudanças na estrutura organizacional ou apresentar resultados, por exemplo, pode ser um grande desafio. Afinal, alinhar a disponibilidade de agendas é sempre difícil.

Ao utilizar a videoconferência, gestores e equipes podem compartilhar com muito mais facilidade informações importantes para o desenvolvimento dos negócios, tornando a comunicação mais transparente, as tomadas de decisões mais assertivas e o engajamento muito maior.

4 – Mobilidade e possibilidade de expansão dos negócios

Como dito anteriormente, uma videoconferência pode ser realizada por qualquer tipo de dispositivo conectado à internet, como computadores, celulares ou tablets. Ou seja, se uma empresa tem clientes em outro país, é possível realizar reuniões à distância e a qualquer hora do dia.

Com o seu uso, portanto, há muito mais flexibilidade para ampliar o mercado de atuação da empresa, além de criar um diferencial competitivo e inovador para otimização do relacionamento com clientes e fornecedores.

Como realizar uma videoconferência?

Hoje, existem diversas plataformas e equipamentos para a realização de videoconferências online. Para escolher a melhor opção para a sua empresa, é preciso levar em conta a frequência de uso e o nível de profissionalismo que você deseja para estas reuniões.

No caso de videoconferências simples, entre poucas pessoas, basta uma webcam comum, uma boa conexão de internet e uma plataforma especializada para conectar os participantes. Alguns exemplos de programas gratuitos de videoconferência são o Skype e o Hangouts, que permitem transmissões com tempo, número de participantes e recursos limitados.

Já para realizar videoconferências com alta qualidade de vídeo e áudio, o ideal é buscar serviços e equipamentos profissionais. Para empresas que realizam reuniões com frequência, o ideal é investir em uma sala de videoconferência, com boas câmeras, microfones e internet dedicada para evitar falhas de conexão.

Entre os softwares de videoconferência empresariais, há o Zoom, o GoToMeeting, Polycom e Cisco, que contam com recursos como agendamento, salas de videoconferência personalizadas, gestão da rede de vídeos, maior número de participantes, entre outros.

Seja para realizar videoconferências, otimizar a rotina de trabalho ou alcançar melhores resultados, o que não pode faltar para uma empresa é acesso à internet.

No entanto, não é sobre qualquer internet que estamos falando, mas sim sobre uma internet que vai proporcionar mais qualidade de serviço e contribuir para você alcançar mais resultados positivos em seus negócios. Como a internet dedicada da Copel Telecom, que oferece maior velocidade e estabilidade de conexão para a sua empresa. Acesse nossa página de produtos corporativos e conheça.