Tendência? Modinha? Ou você está conhecendo agora o assunto?

É quase certo que você já participou de alguma reunião virtual para resolver assuntos do dia a dia, discutir planos de ação, ideias de projetos ou algo mais importante. Fato é, que esse recurso chegou para facilitar a vida de toda a empresa. Seja no quesito agilidade, financeiro ou multi propagação de informação.

Legal, mas o que isso impacta na rotina da empresa? As reuniões virtuais são recursos que mudaram a forma como as pessoas podem transmitir informações. Não há a preocupação com a capacidade das salas, agendamento, ou disputa entre equipes. Sem contar os custos com transporte e demais gastos de uma reunião presencial, o que, ao longo de um ano, por exemplo, pode significar uma boa economia para a empresa.

E quais softwares podem ajudar a realizar uma reunião virtual de qualidade para todos os participantes? Existem vários! O primeiro passo é analisar a necessidade da sua empresa. Segundo a matéria “Quais as ferramentas mais usadas para reuniões a distância?”, do portal IsBrasil, uma boa reunião com os funcionários pode ser através de alguns softwares simples, Conheça alguns deles:

  • Skype e Hangout: Um dos mais antigos, utilizado por inúmeras empresas para videoconferência entre os funcionários. Com eles é possível também utilizar o chat e a ligação, além de compartilhamento de arquivos entre a equipe. A interface Hangout pertence ao Google, sendo possível o compartilhamento de telas, gravação de vídeos e publicação no Youtube. Tudo para facilitar a comunicação.
  • Meetin.gs: Essa ferramenta funciona quase que com uma “ata”. Ela salva o conteúdo discutido, na nuvem, podendo ser acessada por todos para posterior conferência. Além disso, com ela é possível gerenciar a agenda dos envolvidos, traçar metas, trocar informações por e-mails e ter um maior controle do conteúdo a ser discutido em reunião. O que agiliza o tempo de todo mundo.
  • Zoom: Uma excelente ferramenta para reunião. Ela proporciona áudio e vídeo de altíssima qualidade, permite até 500 participantes, compartilhamento de telas para melhor compreensão do conteúdo apresentado, além de armazenamento em nuvem e agendamento com os calendários do Google Chrome, Firefox e Microsoft Outlook. Oferecendo o máximo de integração.

Além desses, outros softwares proporcionam funções de videoconferência interessantes, que você pode conhecer para aplicar às necessidades da sua equipe ou empresa.

E os equipamentos necessários? Bom, tudo depende. Você deve analisar como serão as reuniões, poucas pessoas, muitas pessoas? Talvez um projetor seja interessante, ou cada pessoa em sua mesa, e com o seu próprio computador, possa realizar uma reunião bem produtiva. É bacana que essa análise seja feita antes de enviar um link de reunião para todos. Inclusive, testes de funcionamento dos equipamentos são necessários, para que não haja interferência de software ou hardware em sua reunião virtual. Ligue e desligue os equipamentos, mantenha sua apresentação em uma pasta de fácil acesso, já preparada para ser compartilhada com os demais, verifique se o microfone, câmera e fone estão funcionando para que os ruídos não sejam um problema. Em todo caso, mantenha o contato da sua equipe de TI sempre por perto. Dica de ouro!

Tá, tudo testado, funcionando. Agora é só disparar um e-mail para convidar a equipe e apresentar, certo? Mais ou menos… Segundo especialistas do portal gestão de empresas.net, uma reunião virtual não é apenas ligar um computador com pessoas esperando do outro lado da tela. É preciso que haja um bom planejamento para cativar os participantes, como por exemplo:

  • Interatividade com todos os envolvidos, para que ninguém se sinta por fora do assunto.
  • Inteligente uso da tecnologia, como compartilhamento de arquivos.
  • Não interpretação do silêncio, afinal, as feições podem variar no mundo virtual.

O Analista de Desenvolvimento de Sistemas, Giovanni Mello, do portal K2ponto, afirma que a prática de reuniões virtuais, com o uso de tecnologia a serviço da comunicação, é uma forte tendência para o futuro das corporações, portanto, videoconferência com os mais diferentes softwares de comunicação é uma realidade que já vivenciamos nas empresa, sendo elas grandes ou pequenas. Como já mencionamos tudo vai depender da necessidade.

Agora, como já conhece um pouquinho mais dessa facilidade, aproveite a estabilidade de conexão da internet da Copel Telecom e coloque todos os seus assuntos em ordem com sua equipe de trabalho. Suas reuniões virtuais bem programadas podem ser produtivas e melhorar a integração entre os membros das equipes, mesmo elas estando em diferentes locais. Para mais informações sobre as vantagens da Copel Telecom acesse: www.copeltelecom.com

Fontes:

www.blog.hostone.com.br

www.artelecom.pt/blog

https://www.isbrasil.info/blog

https://zoom.us/pt-pt/meetings.html